Dynamisches Beschaffungssystem (DPS) für IT-KMU

Letzte Aktualisierung: März 2026 | Lesezeit: ca. 9 Min.

Warum das DPS gerade für IT-Mittelständler das vielleicht attraktivste Vergabeinstrument ist -- und wie Sie es systematisch nutzen

Wenn Sie im öffentlichen IT-Markt aktiv sind, kennen Sie Rahmenverträge. Sie wissen, wie frustrierend es ist, eine große Rahmenvereinbarung zu verpassen, weil die Bekanntmachung nur einmal erschien und Sie zwei Wochen zu spät davon erfahren haben. Für die nächsten vier Jahre ist der Zug dann abgefahren.

Das Dynamische Beschaffungssystem -- kurz DPS -- funktioniert grundlegend anders. Es ist ein offenes System: Neue Anbieter können sich jederzeit bewerben. Und genau das macht es für IT-Mittelständler so interessant. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was ein DPS ist, wie es funktioniert, warum es gerade im IT-Bereich boomt und wie Sie es für Ihr Unternehmen nutzen können.

Was ist ein Dynamisches Beschaffungssystem?

Ein Dynamisches Beschaffungssystem ist ein vollelektronisches Beschaffungsverfahren, das in § 22 VgV (Vergabeverordnung) und in Artikel 34 der EU-Richtlinie 2014/24/EU geregelt ist. Die rechtlichen Grundlagen unterscheiden sich dabei von anderen Vergabeverfahren wie der UVgO und VgV. Es ermöglicht öffentlichen Auftraggebern, über einen definierten Zeitraum wiederkehrend Leistungen zu beschaffen -- ähnlich einem Rahmenvertrag.

Der entscheidende Unterschied zum Rahmenvertrag: Das DPS ist während seiner gesamten Laufzeit offen für neue Teilnehmer. Während bei einem Rahmenvertrag die Bieter zu Beginn feststehen und danach keine neuen Anbieter mehr zugelassen werden, können Sie sich bei einem DPS jederzeit um Zulassung bewerben.

DPS vs. Rahmenvertrag: Die wichtigsten Unterschiede

Wie ein DPS funktioniert: Die zwei Phasen

Phase 1: Zulassung (fortlaufend)

Der öffentliche Auftraggeber veröffentlicht eine Bekanntmachung, in der er das DPS beschreibt: welche Leistungen beschafft werden sollen, welche Eignungskriterien gelten und wie lange das System laufen soll. Interessierte Unternehmen reichen einen Teilnahmeantrag ein, in dem sie ihre Eignung nachweisen.

Wichtig: Der Auftraggeber muss über den Teilnahmeantrag innerhalb von zehn Arbeitstagen entscheiden. Und er darf die Zahl der zugelassenen Teilnehmer nicht begrenzen. Jedes Unternehmen, das die Eignungskriterien erfüllt, wird zugelassen.

Diese Zulassungsphase läuft während der gesamten Laufzeit des DPS. Auch wenn das System schon seit zwei Jahren besteht, können Sie sich noch bewerben und zugelassen werden.

Phase 2: Einzelabrufe (wiederkehrend)

Wenn der Auftraggeber eine konkrete Leistung beschaffen möchte, führt er einen Mini-Wettbewerb unter allen zugelassenen Teilnehmern durch. Er beschreibt den konkreten Bedarf, fordert Angebote an und vergibt den Einzelauftrag nach den vorab festgelegten Zuschlagskriterien.

Als zugelassener Teilnehmer erhalten Sie jede Aufforderung zur Angebotsabgabe. Sie können, müssen aber nicht, auf jeden Einzelabruf ein Angebot abgeben. Es besteht keine Angebotspflicht.

Warum DPS für IT-Beschaffung immer beliebter wird

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung schreitet voran -- wenn auch langsamer als von vielen gewünscht. OZG-Umsetzung, Registermodernisierung, Cloud-Strategien: Der Bedarf an IT-Dienstleistungen wächst stetig. Und mit ihm wächst die Erkenntnis bei den Auftraggebern, dass klassische Vergabeverfahren für IT-Beschaffung oft zu starr sind.

Gründe für den DPS-Boom im IT-Bereich

Schnelle technologische Entwicklung. Im IT-Bereich ändern sich Technologien, Methoden und Marktbedingungen schnell. Ein Rahmenvertrag, der vor vier Jahren abgeschlossen wurde, spiegelt oft nicht mehr den aktuellen Stand der Technik wider. Ein DPS ermöglicht es dem Auftraggeber, neue Anbieter mit aktuellen Kompetenzen zuzulassen.

Vielfältiger Bedarf. Ein großer öffentlicher Auftraggeber braucht heute Java-Entwickler, morgen Cloud-Architekten, übermorgen IT-Sicherheitsberater. Ein DPS kann in Kategorien unterteilt werden, die verschiedene IT-Bereiche abdecken. So kann der Auftraggeber gezielt die Teilnehmer ansprechen, die für den jeweiligen Bedarf am besten geeignet sind.

Wettbewerb und Innovation. Durch die ständige Offenheit für neue Teilnehmer bleibt der Wettbewerb lebendig. Das führt tendenziell zu besseren Angeboten und mehr Innovation -- ein wichtiges Argument für die Beschaffungsstellen.

Verwaltungsvereinfachung. Einmal eingerichtet, vereinfacht ein DPS die wiederkehrende Beschaffung erheblich. Der Auftraggeber muss nicht für jeden Einzelauftrag ein komplett neues Vergabeverfahren durchführen.

Konkrete Beispiele aktiver DPS im deutschen IT-Markt

Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, welche DPS aktuell im IT-Bereich existieren, hier einige Beispiele:

uni-assist e.V. -- DPS für Service-IT-Systeme. Dieses dynamische Beschaffungssystem umfasst IT-Dienstleistungen rund um die Hochschulzulassung. Gesucht werden Entwickler mit Erfahrung in der Webentwicklung und Integration komplexer Systeme. Der geschätzte Auftragswert liegt zwischen 50.000 und 500.000 Euro pro Einzelabruf.

FITKO (Föderale IT-Kooperation). Die FITKO nutzt DPS für verschiedene IT-Beratungsleistungen im Kontext der föderalen IT-Infrastruktur. Hier geht es um Themen wie FIT-Connect, Verwaltungsportalverbund und andere OZG-bezogene Projekte.

Dataport. Als IT-Dienstleister für mehrere norddeutsche Bundesländer nutzt Dataport zunehmend DPS für die Beschaffung externer IT-Experten in Bereichen wie Softwareentwicklung, IT-Betrieb und IT-Sicherheit.

Bundesagentur für Arbeit. Die BA betreibt eines der größten IT-Systeme der öffentlichen Verwaltung und nutzt DPS für die Beschaffung von IT-Beratungs- und Entwicklungsleistungen.

Diese Beispiele zeigen: DPS wird von einer breiten Palette öffentlicher Auftraggeber genutzt, von Bundesbehörden über Landeseinrichtungen bis zu öffentlich finanzierten Organisationen.

Warum DPS besonders für kleinere IT-Unternehmen interessant ist

Für IT-Mittelständler mit 50 bis 100 Mitarbeitern bietet das DPS eine Reihe von Vorteilen, die bei klassischen Vergabeverfahren nicht gegeben sind:

Vorteil 1: Kein Fristendruck bei der Zulassung

Bei einer klassischen Ausschreibung haben Sie typischerweise 30 bis 45 Tage, um Ihr Angebot einzureichen. In dieser Zeit müssen Sie die Vergabeunterlagen analysieren, Ihr Team zusammenstellen, den Preis kalkulieren und das Angebot erstellen. Für ein kleineres Unternehmen ohne dedizierte Bid-Management-Abteilung ist das oft kaum zu schaffen.

Beim DPS ist der Zulassungsantrag ein einmaliger, vergleichsweise einfacher Vorgang. Sie weisen Ihre grundsätzliche Eignung nach -- Referenzen, Zertifizierungen, finanzielle Leistungsfähigkeit. Das können Sie in Ruhe vorbereiten, ohne den Druck einer knappen Abgabefrist.

Vorteil 2: Zugang zu einem kontinuierlichen Auftragsstrom

Einmal zugelassen, erhalten Sie automatisch alle Aufforderungen zur Angebotsabgabe im Rahmen des DPS. Sie sehen, welche konkreten Leistungen nachgefragt werden, und können gezielt auf die Einzelabrufe bieten, die zu Ihrem Profil passen. Das ist deutlich effizienter als das ständige Durchsuchen von Vergabeportalen nach neuen Ausschreibungen. Gerade für KMU bieten sich dabei ähnliche Vorteile wie bei Rahmenverträgen für IT-Dienstleister.

Vorteil 3: Kleinere Losgrößen

Einzelabrufe im Rahmen eines DPS sind oft deutlich kleiner als die Gesamtvolumina klassischer Rahmenverträge. Statt eines Pauschalauftrags über 5 Millionen Euro gibt es einzelne Abrufe über 50.000 bis 500.000 Euro. Das passt besser zu den Kapazitäten und dem Risikoprofil mittelständischer Unternehmen.

Vorteil 4: Spezialisierung als Wettbewerbsvorteil

Bei einem Mini-Wettbewerb im DPS geht es um eine konkrete, oft spezialisierte Anforderung. Hier können Sie als Spezialist punkten. Wenn der Auftraggeber einen Keycloak-Experten sucht und Sie drei Berater mit tiefgreifender Keycloak-Erfahrung haben, stehen Ihre Chancen gut -- unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens.

Vorteil 5: Lerneffekt

Auch wenn Sie bei den ersten Mini-Wettbewerben nicht den Zuschlag erhalten, lernen Sie den Auftraggeber, seine Anforderungen und seine Bewertungskriterien kennen. Dieses Wissen macht Ihre Angebote mit der Zeit immer besser.

Der Weg ins DPS: Praktische Schritte

Hier ist Ihr Fahrplan -- vom Finden eines DPS bis zum ersten gewonnenen Einzelabruf.

Schritt 1: Relevante DPS finden

DPS-Bekanntmachungen werden auf den gleichen Vergabeplattformen veröffentlicht wie andere Ausschreibungen: TED (für EU-weite DPS), bund.de, die Vergabeplattformen der Bundesländer und kommunale Portale. Sie erkennen ein DPS an der Verfahrensart -- sie wird explizit als "Dynamisches Beschaffungssystem" oder "Dynamic Purchasing System" bezeichnet.

Suchen Sie nach DPS in Ihren Fachgebieten. Nutzen Sie die CPV-Codes für IT-Dienstleistungen, die zu Ihrem Leistungsportfolio passen. Und denken Sie daran: Da DPS kontinuierlich offen sind, lohnt sich auch die Suche nach DPS, die schon vor Monaten oder Jahren eingerichtet wurden.

Schritt 2: Eignungskriterien prüfen

Bevor Sie einen Teilnahmeantrag stellen, prüfen Sie sorgfältig die Eignungskriterien. Typische Anforderungen sind:

• Fachliche Eignung: Referenzprojekte in den geforderten Bereichen, Zertifizierungen (z.B. ISO 27001, ITIL), Qualifikation der eingesetzten Mitarbeiter.
• Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Mindestjahresumsatz, Betriebshaftpflichtversicherung, positive Bonität.
• Technische Leistungsfähigkeit: Vorhandene Infrastruktur, Methoden, Tools, Kapazitäten.
• Rechtliche Eignung: Handelsregistereintrag, keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, Eigenerklärungen.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Kriterien erfüllen, bevor Sie den Antrag einreichen. Eine Ablehnung wegen formaler Mängel ist vermeidbar und ärgerlich.

Schritt 3: Teilnahmeantrag vorbereiten und einreichen

Der Teilnahmeantrag ist Ihre Eintrittskarte. Nehmen Sie sich Zeit dafür, auch wenn kein akuter Zeitdruck besteht. Typische Bestandteile:

Unternehmensprofil: Wer sind Sie, was machen Sie, seit wann, wie viele Mitarbeiter haben Sie, was sind Ihre Kernkompetenzen?

Referenzen: Meist werden drei bis fünf Referenzprojekte gefordert. Wählen Sie Referenzen, die möglichst nah an den im DPS beschriebenen Leistungsbereichen liegen. Beschreiben Sie konkret: Was war die Aufgabe, welche Technologien haben Sie eingesetzt, was war das Ergebnis?

Nachweise und Zertifikate: Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts, Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung, ISO-Zertifikate, BSI-Zertifizierung etc.

Eigenerklärungen: Keine Ausschlussgründe, keine Insolvenz, keine schweren Verfehlungen, Einhaltung des Mindestlohngesetzes etc.

Wichtig: Der Antrag muss vollständig elektronisch über die jeweilige Vergabeplattform eingereicht werden. Stellen Sie sicher, dass Sie über die notwendigen technischen Voraussetzungen verfügen (qualifizierte elektronische Signatur oder Textform, je nach Anforderung des Auftraggebers).

Schritt 4: Zulassung erhalten

Der Auftraggeber muss innerhalb von zehn Arbeitstagen über Ihren Teilnahmeantrag entscheiden. Wenn Sie alle Eignungskriterien erfüllen, werden Sie zugelassen. Eine Ablehnung muss begründet werden und kann überprüft werden.

Nach der Zulassung werden Sie im System registriert und erhalten automatisch alle zukünftigen Aufforderungen zur Angebotsabgabe.

Schritt 5: Auf Einzelabrufe bieten

Jetzt beginnt der eigentliche Wettbewerb. Wenn der Auftraggeber einen konkreten Bedarf hat, sendet er eine Aufforderung zur Angebotsabgabe an alle zugelassenen Teilnehmer der relevanten Kategorie. Sie erhalten eine Leistungsbeschreibung und die Zuschlagskriterien.

Prüfen Sie jeden Einzelabruf kritisch:

• Passt die Anforderung zu Ihrem Profil?
• Haben Sie die nötigen Kapazitäten?
• Können Sie ein wettbewerbsfähiges Angebot abgeben?

Sie müssen nicht auf jeden Abruf bieten. Konzentrieren Sie sich auf die Abrufe, bei denen Sie die besten Chancen haben. Qualität geht vor Quantität.

Schritt 6: Erfahrungen sammeln und optimieren

Die ersten Einzelabrufe sind Lernchancen. Auch wenn Sie nicht sofort den Zuschlag erhalten, sammeln Sie wertvolle Erfahrungen:

• Wie detailliert beschreibt der Auftraggeber seinen Bedarf?
• Welche Zuschlagskriterien werden verwendet (Preis, Qualität, Erfahrung)?
• Wie sind die typischen Preise im Wettbewerb?
• Welche Angebotsformate bevorzugt der Auftraggeber?

Nutzen Sie Ihr Recht auf Informationen nach § 62 VgV: Nach Zuschlagserteilung können Sie Auskunft über die Gründe für die Nichtberücksichtigung Ihres Angebots verlangen.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: DPS mit Rahmenvertrag verwechseln

Ein DPS ist kein Rahmenvertrag. Die Zulassung zum DPS garantiert Ihnen keinen Auftrag. Sie gibt Ihnen nur das Recht, auf Einzelabrufe zu bieten. Kalkulieren Sie also nicht mit Umsätzen aus einem DPS, bevor Sie tatsächlich Einzelaufträge gewonnen haben.

Fehler 2: Zulassungsantrag nachlässig erstellen

Auch wenn kein Zeitdruck besteht, sollten Sie den Zulassungsantrag professionell erstellen. Ein lückenhafter oder schlecht strukturierter Antrag kann abgelehnt werden und hinterlässt einen schlechten Eindruck.

Fehler 3: Auf jeden Einzelabruf bieten

Bieten Sie nicht auf Abrufe, die nicht zu Ihrem Profil passen oder bei denen Sie kaum Chancen haben. Jedes Angebot kostet Zeit und Geld. Konzentrieren Sie sich auf die Abrufe, bei denen Ihre Spezialisierung einen Wettbewerbsvorteil darstellt.

Fehler 4: Preislich unter Wert verkaufen

Im Mini-Wettbewerb herrscht Preisdruck. Aber unterschreiten Sie nicht Ihre Kalkulation, nur um den Zuschlag zu bekommen. Ein Auftrag, der keinen Deckungsbeitrag erwirtschaftet, ist schlimmer als kein Auftrag.

Fehler 5: DPS nicht aktiv verfolgen

Einmal zugelassen, reicht es nicht, passiv auf Aufforderungen zu warten. Verfolgen Sie aktiv, ob das DPS erweitert wird, ob neue Kategorien hinzukommen, ob sich die Bedingungen ändern. Pflegen Sie den Kontakt zum Auftraggeber im Rahmen des rechtlich Zulässigen.

DPS strategisch in Ihre Vertriebsplanung einbauen

Für ein IT-Beratungsunternehmen mit 50 bis 100 Mitarbeitern empfehlen wir, DPS als strategischen Vertriebskanal zu betrachten, nicht als Gelegenheitsgeschäft. So gehen Sie vor:

Bestandsaufnahme: Identifizieren Sie alle aktiven DPS in Ihren Fachgebieten. Prüfen Sie, zu welchen Sie sich zugelassen haben oder bewerben können.

Zulassung: Bewerben Sie sich systematisch bei allen relevanten DPS. Der Aufwand pro Zulassungsantrag ist überschaubar -- typischerweise zwei bis drei Personentage -- und die Investition zahlt sich über die Laufzeit des DPS vielfach aus.

Monitoring: Richten Sie ein System ein, um neue DPS-Bekanntmachungen und Einzelabrufe zeitnah zu erkennen. Hier kann ein automatisiertes Monitoring-Tool erheblich helfen, denn die Fristen bei Einzelabrufen sind oft kürzer als bei regulären Ausschreibungen.

Angebotsteam: Benennen Sie ein festes Team oder einen festen Ansprechpartner für DPS-Angebote. Die Erfahrung und Routine, die sich aufbauen, sind ein echter Wettbewerbsvorteil.

Auswertung: Analysieren Sie regelmäßig Ihre Erfolgsquote. Bei welchen Auftraggebern und Leistungsbereichen sind Sie erfolgreich? Wo nicht? Passen Sie Ihre Strategie entsprechend an.

Fazit: Das DPS als Chance für den IT-Mittelstand

Das Dynamische Beschaffungssystem ist eines der fairsten Vergabeinstrumente für mittelständische IT-Unternehmen. Die ständige Offenheit für neue Teilnehmer, die überschaubaren Einzelabruf-Volumina und der Fokus auf konkrete Kompetenzen spielen Spezialisten in die Hände.

Die Herausforderung liegt darin, relevante DPS rechtzeitig zu finden und die Einzelabrufe systematisch zu verfolgen. Wer das schafft -- ob durch ein engagiertes Vertriebsteam, durch automatisiertes Monitoring oder durch eine Kombination aus beidem -- erschließt sich einen stabilen und wachsenden Vertriebskanal im öffentlichen Sektor.

Der erste Schritt ist einfach: Finden Sie die DPS, die zu Ihrem Unternehmen passen. Und stellen Sie einen Zulassungsantrag. Heute. Denn je früher Sie dabei sind, desto mehr Einzelabrufe werden Sie sehen -- und desto schneller bauen Sie die Erfahrung auf, die Sie für erfolgreiche Angebote brauchen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Was ist ein Dynamisches Beschaffungssystem (DPS) und wie unterscheidet es sich von einem Rahmenvertrag?

Ein DPS ist ein vollelektronisches Vergabeverfahren, das während seiner gesamten Laufzeit offen für neue Teilnehmer ist. Im Gegensatz zum Rahmenvertrag, bei dem die Bieter nach der Ausschreibungsphase feststehen, können Sie sich bei einem DPS jederzeit um Zulassung bewerben. Einzelaufträge werden über Mini-Wettbewerbe unter allen zugelassenen Teilnehmern vergeben.

Frage: Wie bewerbe ich mich für ein DPS und wie lange dauert die Zulassung?

Sie reichen einen Teilnahmeantrag über die jeweilige Vergabeplattform ein, in dem Sie Ihre Eignung nachweisen -- typischerweise mit Referenzen, Zertifizierungen und Eigenerklärungen. Der Aufwand liegt bei etwa zwei bis drei Personentagen. Der Auftraggeber muss innerhalb von zehn Arbeitstagen über Ihren Antrag entscheiden, und jedes Unternehmen, das die Eignungskriterien erfüllt, wird zugelassen.

Frage: Muss ich auf jeden Einzelabruf im DPS ein Angebot abgeben?

Nein, es besteht keine Angebotspflicht. Als zugelassener Teilnehmer erhalten Sie automatisch alle Aufforderungen zur Angebotsabgabe, können aber frei entscheiden, auf welche Einzelabrufe Sie bieten. Es empfiehlt sich, nur auf Abrufe zu bieten, die zu Ihrem Profil passen und bei denen Ihre Spezialisierung einen echten Wettbewerbsvorteil darstellt.

Frage: Welche Vorteile bietet ein DPS speziell für kleinere IT-Unternehmen?

Kleinere IT-Unternehmen profitieren besonders von den überschaubaren Einzelabruf-Volumina (typischerweise 50.000 bis 500.000 Euro), dem fehlenden Fristendruck bei der Zulassung und der Möglichkeit, mit Spezialisierung zu punkten. Bei Mini-Wettbewerben geht es um konkrete, oft spezialisierte Anforderungen -- hier können KMU mit tiefgreifender Fachexpertise auch gegen größere Wettbewerber bestehen.

Frage: Kann ich mich auch bei einem DPS bewerben, das schon seit Jahren besteht?

Ja, das ist einer der wichtigsten Vorteile des DPS. Anders als bei Rahmenverträgen können Sie sich während der gesamten Laufzeit bewerben -- auch wenn das System bereits seit Monaten oder Jahren besteht. Viele IT-Mittelständler übersehen bestehende DPS und verschenken damit den Zugang zu einem kontinuierlichen Auftragsstrom.

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