EVB-IT Verträge: Was IT-Dienstleister wissen müssen

Letzte Aktualisierung: März 2026 | Lesezeit: ca. 10 Min.

Wenn Sie als IT-Dienstleister auf öffentliche Ausschreibungen bieten, begegnen Ihnen drei Buchstaben mit zuverlässiger Regelmäßigkeit: EVB-IT. Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen sind das Vertragswerk, das die öffentliche Hand in Deutschland für nahezu alle IT-Beschaffungen nutzt. Und trotzdem verstehen erstaunlich viele IT-Dienstleister nicht wirklich, was drinsteht — und welche Konsequenzen das für ihre Angebotskalkulation hat.

Das ist riskant. Denn EVB-IT-Verträge sind keine unverbindlichen Rahmenbedingungen. Sie sind verbindliche Vertragsbestandteile, die Ihre Haftung, Ihre Gewährleistungspflichten und Ihre wirtschaftlichen Risiken direkt beeinflussen. Wer ein Angebot abgibt, ohne die EVB-IT-Klauseln genau zu kennen, kalkuliert im Blindflug.

In diesem Artikel erklären wir die verschiedenen EVB-IT-Vertragstypen, beleuchten die wichtigsten Klauseln für IT-Dienstleister und geben praktische Hinweise, wie Sie EVB-IT-basierte Ausschreibungen profitabel bearbeiten.

Was sind EVB-IT?

Die EVB-IT wurden vom Bundesministerium des Innern in Zusammenarbeit mit dem Branchenverband Bitkom entwickelt. Sie ersetzen seit 2002 schrittweise die älteren BVB (Besondere Vertragsbedingungen) und bilden den vertraglichen Standard für IT-Beschaffungen der Bundesverwaltung. Die meisten Landes- und Kommunalverwaltungen haben die EVB-IT ebenfalls übernommen.

Im Kern sind EVB-IT Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des öffentlichen Auftraggebers. Sie werden nicht verhandelt — sie gelten. Wer die Grundlagen des Vergaberechts für IT-Dienstleister versteht, kennt diesen Mechanismus bereits. Wenn Sie ein Angebot auf eine öffentliche IT-Ausschreibung abgeben, akzeptieren Sie die EVB-IT als Vertragsgrundlage. Spielraum für individuelle Vertragsgestaltung gibt es in der Regel nicht.

Wichtig zu verstehen: EVB-IT bestehen immer aus zwei Teilen:
1. Vertragsmuster: Ein Formular, das die konkreten Vertragsinhalte festlegt (Leistungsumfang, Preise, Fristen, Ansprechpartner).
2. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB): Die eigentlichen Regelungen zu Haftung, Gewährleistung, Abnahme, Kündigung etc.

Beide Teile zusammen bilden den Vertrag. Das Vertragsmuster wird für jede Beschaffung individuell ausgefüllt, die AGB bleiben gleich.

Die EVB-IT-Vertragstypen im Überblick

Es gibt nicht „die" EVB-IT, sondern verschiedene Vertragstypen für unterschiedliche Beschaffungsgegenstände. Die Wahl des richtigen Vertragstyps ist Sache des Auftraggebers — aber Sie müssen verstehen, welcher Typ welche Konsequenzen hat.

EVB-IT Kauf

Anwendungsbereich: Beschaffung von Standardsoftware oder Hardware ohne wesentliche Anpassungen.

Für IT-Dienstleister relevant, wenn: Sie Softwarelizenzen oder Hardware vertreiben. Der Vertragstyp folgt kaufrechtlichen Regelungen — mit Sachmängelhaftung und Gewährleistungsfristen.

Besonderheit: Die Gewährleistungsfrist beträgt in der Regel 24 Monate. Bei Software kann der Auftraggeber eine erweiterte Gewährleistung von bis zu 36 Monaten vereinbaren.

EVB-IT Dienstleistung

Anwendungsbereich: IT-Beratung, Schulung, Projektmanagement — also Tätigkeiten, bei denen kein konkretes Werk geschuldet wird, sondern eine Dienstleistung nach Aufwand.

Für IT-Dienstleister besonders relevant: Dies ist der Vertragstyp, der bei den meisten IT-Beratungs- und Personalstellungsausschreibungen zum Einsatz kommt. Die Abgrenzung zu anderen Vertragsformen wie Arbeitnehmerüberlassung und Dienstvertrag ist dabei besonders wichtig. Sie schulden Ihre Arbeitszeit und Ihr fachliches Bemühen, nicht jedoch einen bestimmten Erfolg.

Besonderheit: Da es sich um einen Dienstvertrag handelt, gibt es keine Abnahme im werkvertraglichen Sinne. Der Auftraggeber bestätigt die Leistungserbringung, aber es gibt keine Abnahmepflicht mit Fristsetzung. Das klingt zunächst vorteilhaft, hat aber eine Kehrseite: Der Auftraggeber kann die Leistung jederzeit ohne besonderen Grund kündigen.

Praxistipp: Achten Sie bei EVB-IT Dienstleistung auf die vereinbarten Kündigungsfristen. Eine Kündigung mit vier Wochen Vorlauf kann Ihre Personalplanung erheblich durcheinanderbringen, wenn Sie Mitarbeiter exklusiv für das Projekt eingeplant haben.

EVB-IT Überlassung Typ A

Anwendungsbereich: Überlassung von Standardsoftware auf Zeit (Miete), typischerweise mit Installation und Einweisung.

Für IT-Dienstleister relevant, wenn: Sie SaaS-ähnliche Modelle anbieten oder Software zur temporären Nutzung bereitstellen. Die Vergütung erfolgt in der Regel als regelmäßige Gebühr.

Besonderheit: Die Haftung für Sach- und Rechtsmängel richtet sich nach Mietrecht. Der Auftraggeber hat einen Anspruch auf eine mangelfreie Software während der gesamten Überlassungsdauer — nicht nur zum Zeitpunkt der Lieferung.

EVB-IT Überlassung Typ B

Anwendungsbereich: Überlassung von Standardsoftware auf Dauer, aber ohne Eigentumsübergang (unbefristete Lizenz).

Für IT-Dienstleister relevant, wenn: Sie klassische Softwarelizenzen verkaufen. Im Gegensatz zum Typ A geht es hier um dauerhafte Nutzungsrechte.

Besonderheit: Die Abgrenzung zum EVB-IT Kauf ist in der Praxis oft schwierig. Entscheidend ist, ob ein Eigentumsübergang stattfindet (dann Kauf) oder nur ein Nutzungsrecht eingeräumt wird (dann Überlassung Typ B).

EVB-IT Instandhaltung

Anwendungsbereich: Wartung und Pflege von IT-Systemen, sowohl Hardware als auch Software.

Für IT-Dienstleister relevant, wenn: Sie Wartungsverträge anbieten — Software-Updates, Patch-Management, technischer Support.

Besonderheit: Der Vertrag unterscheidet zwischen Störungsbeseitigung (werkvertraglicher Charakter) und präventiver Wartung (dienstvertraglicher Charakter). Die Reaktions- und Wiederherstellungszeiten werden im Vertragsmuster konkret vereinbart. Achtung: Vereinbarte SLAs werden hier vertraglich bindend — eine Unterschreitung kann Vertragsstrafen auslösen.

EVB-IT System

Anwendungsbereich: Erstellung eines funktionsfähigen IT-Systems aus verschiedenen Komponenten (Hardware, Software, Anpassungen, Integration).

Für IT-Dienstleister relevant, wenn: Sie Systemintegration betreiben — also verschiedene Komponenten zu einem funktionierenden Gesamtsystem zusammenführen.

Besonderheit: Dies ist ein Werkvertrag mit einer klaren Abnahmepflicht. Das bedeutet: Sie schulden ein funktionsfähiges Ergebnis, nicht nur Bemühungen. Die Abnahme ist der zentrale Meilenstein — erst mit der Abnahme wird die Vergütung fällig, und erst dann beginnt die Gewährleistungsfrist.

Praxistipp: Bei EVB-IT System sollten Sie die Abnahmekriterien im Vertragsmuster sehr genau prüfen. Wenn die Abnahmekriterien vage formuliert sind, droht eine endlose Abnahmeschleife. Stellen Sie bereits in Ihrem Angebot klar, was „funktionsfähig" konkret bedeutet — und was nicht.

EVB-IT Systemlieferung

Anwendungsbereich: Lieferung eines IT-Systems, das aus Standardkomponenten besteht und keine wesentlichen Anpassungen erfordert.

Für IT-Dienstleister relevant, wenn: Sie schlüsselfertige Standardlösungen liefern — zum Beispiel vorkonfigurierte Server-Infrastrukturen oder Standard-Arbeitsplatzumgebungen.

Besonderheit: Die Abgrenzung zum EVB-IT System liegt im Individualisierungsgrad. Systemlieferung gilt für weitgehend standardisierte Systeme, während EVB-IT System für individuell angepasste Lösungen gedacht ist.

EVB-IT Cloud

Anwendungsbereich: Beschaffung von Cloud-Leistungen — IaaS, PaaS, SaaS.

Für IT-Dienstleister besonders relevant: Dieser jüngste EVB-IT-Vertragstyp gewinnt massiv an Bedeutung. Mit der Cloud-Strategie der Bundesregierung und dem OZG 2.0 steigt die Nachfrage nach Cloud-basierten Lösungen im öffentlichen Sektor rasant.

Besonderheit: EVB-IT Cloud adressiert spezifische Cloud-Themen: Datenschutz und Datenhaltung (Stichwort: Datenverarbeitung in der EU), Verfügbarkeits-SLAs, Datenportabilität bei Vertragsende und Subunternehmer-Regelungen. Der Auftragnehmer muss transparent darlegen, wo und wie Daten verarbeitet werden.

Aktuelle Entwicklung: Die EVB-IT Cloud wurden zuletzt 2022 aktualisiert und berücksichtigen nun stärker die Anforderungen der DSGVO und des IT-Sicherheitsgesetzes 2.0. Für 2026 wird eine weitere Überarbeitung erwartet, die die Anforderungen des EU Data Act integrieren soll.

EVB-IT Erstellung

Anwendungsbereich: Erstellung von Individualsoftware.

Für IT-Dienstleister besonders relevant: Wenn Sie kundenspezifische Software entwickeln — also genau das, was viele IT-Dienstleister im öffentlichen Sektor tun.

Besonderheit: Dies ist ein reiner Werkvertrag. Sie schulden ein funktionsfähiges Ergebnis, das den in der Leistungsbeschreibung definierten Anforderungen entspricht. Die Abnahme ist der kritische Punkt, und die Nutzungsrechte gehen mit der Abnahme auf den Auftraggeber über. Das bedeutet: Sie können die entwickelte Software in der Regel nicht für andere Kunden wiederverwenden, es sei denn, dies wurde vertraglich anders vereinbart.

Praxistipp: Achten Sie bei EVB-IT Erstellung besonders auf die Regelungen zu den Nutzungsrechten. Standardmäßig erhält der Auftraggeber ausschließliche Nutzungsrechte. Wenn Sie Teile der Software (etwa Frameworks oder Bibliotheken) in anderen Projekten nutzen wollen, müssen Sie dies vorab klären.

Schlüsselklauseln, die IT-Dienstleister kennen müssen

Unabhängig vom konkreten EVB-IT-Typ gibt es Klauseln, die Ihre wirtschaftlichen Risiken direkt beeinflussen.

Haftung

Die EVB-IT enthalten differenzierte Haftungsregelungen. Grundsätzlich gilt: Bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit haften Sie unbeschränkt. Bei leichter Fahrlässigkeit ist die Haftung in der Regel auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt — und oft auf einen bestimmten Prozentsatz des Auftragswertes gedeckelt.

Praxistipp: Prüfen Sie im Vertragsmuster, ob und wie die Haftungshöchstgrenzen konkret beziffert sind. Manche Auftraggeber setzen die Haftungshöchstgrenze auf 100% des Auftragswertes — was bei Großprojekten ein erhebliches Risiko darstellt.

Gewährleistung

Die Gewährleistungsfristen variieren je nach Vertragstyp, liegen aber in der Regel bei 12 bis 24 Monaten ab Abnahme. Innerhalb dieser Frist müssen Sie Mängel auf eigene Kosten beseitigen. Kalkulieren Sie diesen Aufwand bereits bei der Angebotserstellung ein.

Wichtig: Bei EVB-IT Erstellung und EVB-IT System beginnt die Gewährleistungsfrist erst mit der Abnahme. Wenn sich die Abnahme verzögert — etwa weil der Auftraggeber seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommt — verschiebt sich auch der Gewährleistungsbeginn. Das kann Ihre Kalkulation erheblich beeinflussen.

Abnahme

Die Abnahmeregelungen bei werkvertraglichen EVB-IT-Typen (Erstellung, System) sind detailliert und streng. Der Auftraggeber hat das Recht, die Abnahme zu verweigern, wenn wesentliche Mängel vorliegen. „Wesentlich" ist dabei ein auslegungsbedürftiger Begriff, der regelmäßig zu Konflikten führt.

Praxistipp: Definieren Sie in Ihrem Angebot klare Abnahmekriterien und schlagen Sie ein Abnahmeverfahren mit Teilabnahmen vor. Das reduziert das Risiko einer gescheiterten Endabnahme erheblich.

Vertragsstrafen

EVB-IT-Verträge können Vertragsstrafen vorsehen — typischerweise bei Terminüberschreitungen. Die Höhe ist in der Regel auf 5% des Auftragswertes begrenzt, kann aber im Einzelfall höher ausfallen.

Praxistipp: Kalkulieren Sie die maximale Vertragsstrafe in Ihre Angebotskalkulation ein. Wenn eine Vertragsstrafe von 5% bei einem Auftragsvolumen von 500.000 Euro vereinbart ist, müssen Sie 25.000 Euro als Risikopuffer berücksichtigen.

Wie EVB-IT Ihre Preiskalkulation beeinflussen

Die EVB-IT sind keine reinen Formalitäten — sie haben direkte Auswirkungen auf Ihre Kalkulation. Hier sind die wichtigsten Faktoren:

1. Gewährleistungskosten: Je nach Vertragstyp und Frist müssen Sie Aufwand für Mängelbeseitigung einkalkulieren. Bei Softwareentwicklung (EVB-IT Erstellung) rechnen Sie realistisch mit 10-15% des Entwicklungsaufwands für die Gewährleistungsphase.

2. Haftungsrisiken: Die Haftungshöchstgrenzen bestimmen, welche Versicherungssumme Sie vorhalten müssen. Eine Berufshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckung kostet Geld — und dieses Geld muss in Ihren Tagessatz einfließen.

3. Abnahme-Risiken: Bei werkvertraglichen EVB-IT-Typen tragen Sie das Risiko einer verzögerten Abnahme. Wenn sich die Abnahme um drei Monate verzögert, binden Sie Personal, das in dieser Zeit nicht auf anderen Projekten eingesetzt werden kann.

4. Vertragsstrafen: Kalkulieren Sie die maximale Vertragsstrafe als Risikopuffer ein — aber rechnen Sie sie nicht in den Angebotspreis ein, sondern in Ihre interne Marge.

5. Nutzungsrechte: Bei EVB-IT Erstellung gehen die Nutzungsrechte an den Auftraggeber über. Wenn Sie Teile der Entwicklung (Frameworks, Bibliotheken, Module) wiederverwenden wollten, müssen Sie dies vorab vertraglich regeln — oder den Mehraufwand für eine komplette Neuentwicklung kalkulieren.

Kalkulationsbeispiel: Sie bieten auf eine Softwareentwicklung (EVB-IT Erstellung) mit einem geschätzten Aufwand von 500 PT. Ihre interne Kalkulation sollte berücksichtigen:
- 500 PT Entwicklung (Basisaufwand)
- 50 PT Gewährleistungspuffer (10%)
- 25 PT Abnahme und Dokumentation
- 15 PT Risikopuffer für Terminverzögerungen
- Vertragsstrafe max. 5% = 25.000 Euro bei 500.000 Euro Auftragswert
- Ergebnis: 590 PT effektiver Aufwand, nicht 500 PT

Praktische Tipps für EVB-IT-basierte Ausschreibungen

1. Lesen Sie die AGB — wirklich. Laden Sie die aktuellen EVB-IT AGB von der Website des CIO Bund herunter und lesen Sie sie Abschnitt für Abschnitt. Es sind keine 20 Seiten, aber sie sind dicht. Investieren Sie die zwei Stunden.

2. Prüfen Sie, welcher EVB-IT-Typ verwendet wird. Der Vertragstyp bestimmt Ihre Risiken. Ein EVB-IT Dienstleistungsvertrag ist grundsätzlich risikoärmer als ein EVB-IT Erstellungsvertrag.

3. Achten Sie auf Abweichungen. Auftraggeber können die EVB-IT im Vertragsmuster modifizieren. Prüfen Sie, ob die Haftungshöchstgrenzen, Gewährleistungsfristen oder Vertragsstrafen von den Standardregelungen abweichen.

4. Nutzen Sie Bieterfragen. Wenn Ihnen eine EVB-IT-Klausel unklar ist oder Sie eine Regelung für unangemessen halten, stellen Sie eine Bieterfrage. Der Auftraggeber muss antworten — und die Antwort gilt für alle Bieter.

5. Dokumentieren Sie alles. EVB-IT-Verträge sind formalisiert — und das sollte Ihre Projektdokumentation auch sein. Protokollieren Sie Abnahmen, Meilensteine, Änderungswünsche und Mitwirkungspflichten des Auftraggebers sorgfältig.

6. Schulen Sie Ihr Vertriebsteam. Nicht nur Ihre Juristen, sondern auch Ihre Vertriebsmitarbeiter und Projektleiter sollten die Grundzüge der EVB-IT kennen. Ein Vertriebsmitarbeiter, der einen EVB-IT-Erstellungsvertrag wie einen Dienstleistungsvertrag kalkuliert, produziert Verluste.

7. Holen Sie sich juristischen Rat. Bei großen Aufträgen (ab 250.000 Euro) lohnt sich die Einbindung eines auf Vergaberecht spezialisierten Anwalts. Die Kosten von 2.000-5.000 Euro für eine Vertragsprüfung stehen in keinem Verhältnis zum Risiko einer fehlerhaften Kalkulation.

Fazit

EVB-IT-Verträge sind das Regelwerk des öffentlichen IT-Einkaufs in Deutschland. Sie zu verstehen ist keine Option, sondern eine Voraussetzung für profitables Geschäft mit der öffentlichen Hand. Die verschiedenen Vertragstypen haben grundlegend unterschiedliche Risikoprofile — und diese Risikoprofile müssen in Ihre Kalkulation einfließen.

Nehmen Sie sich die Zeit, die EVB-IT systematisch zu verstehen. Es ist eine Investition, die sich bei jeder einzelnen Ausschreibung auszahlt. Und der erste Schritt zu einem erfolgreichen EVB-IT-basierten Angebot ist, die passende Ausschreibung zur richtigen Zeit zu finden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Was sind EVB-IT-Verträge und wann kommen sie zum Einsatz?

EVB-IT (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen) sind standardisierte Vertragswerke, die vom Bundesinnenministerium und dem Branchenverband Bitkom entwickelt wurden. Sie kommen bei nahezu allen IT-Beschaffungen der öffentlichen Hand zum Einsatz -- von der Bundesverwaltung bis zu den meisten Landes- und Kommunalverwaltungen. Als AGB des Auftraggebers sind sie nicht verhandelbar und gelten automatisch mit Angebotsabgabe.

Frage: Was ist der Unterschied zwischen EVB-IT Dienstleistung und EVB-IT Erstellung?

EVB-IT Dienstleistung ist ein Dienstvertrag, bei dem Sie Ihre Arbeitszeit und Ihr fachliches Bemühen schulden, aber keinen konkreten Erfolg -- typisch für IT-Beratung oder Personalstellung. EVB-IT Erstellung ist ein Werkvertrag für Individualsoftware, bei dem Sie ein funktionsfähiges Ergebnis schulden und die Nutzungsrechte mit der Abnahme an den Auftraggeber übergehen. Der Erstellungsvertrag birgt deutlich höhere Risiken und erfordert einen Kalkulationspuffer von mindestens 18 Prozent.

Frage: Kann ich EVB-IT-Klauseln verhandeln oder ablehnen?

Nein, EVB-IT sind Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers und werden nicht individuell verhandelt. Wenn Sie ein Angebot abgeben, akzeptieren Sie die EVB-IT als Vertragsgrundlage. Sie können jedoch Bieterfragen stellen, wenn Ihnen eine Klausel unklar ist, und prüfen, ob der Auftraggeber im Vertragsmuster von den Standardregelungen abweicht.

Frage: Wie hoch ist die maximale Vertragsstrafe bei EVB-IT-Verträgen?

Die übliche Obergrenze für Vertragsstrafen bei Terminüberschreitungen liegt bei 5 Prozent des Auftragswertes. Bei einem Auftragsvolumen von 500.000 Euro entspricht das einem Risiko von 25.000 Euro. Diese Vertragsstrafe sollten Sie als Risikopuffer in Ihre interne Kalkulation einbeziehen, nicht aber offen auf den Angebotspreis aufschlagen.

Frage: Was muss ich bei der Kalkulation von EVB-IT-Erstellungsverträgen beachten?

Bei EVB-IT Erstellung sollten Sie neben dem reinen Entwicklungsaufwand mindestens 10 bis 15 Prozent Gewährleistungspuffer, Aufwand für Abnahme und Dokumentation sowie einen Risikopuffer für Terminverzögerungen einkalkulieren. Insgesamt ergibt sich realistisch ein Mehraufwand von etwa 18 Prozent gegenüber dem Basisaufwand. Beachten Sie zudem, dass die Nutzungsrechte standardmäßig exklusiv an den Auftraggeber übergehen.

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