Microsoft-Ausschreibungen im Public Sector

Letzte Aktualisierung: März 2026 | Lesezeit: ca. 10 Min.

Microsoft-Technologien sind das Rückgrat der deutschen Verwaltungs-IT. Von Exchange und Active Directory über Teams und SharePoint bis hin zu Azure und Dynamics 365 — kaum eine Behörde kommt ohne Microsoft-Produkte aus. Für IT-Beratungsunternehmen, die sich auf das Microsoft-Ökosystem spezialisiert haben, ist der öffentliche Sektor ein riesiger Markt. Ähnliche Chancen bestehen auch im Bereich SAP-Ausschreibungen der öffentlichen Hand. Doch dieser Markt hat eigene Regeln.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Arten von Microsoft-Ausschreibungen es im öffentlichen Sektor gibt, warum der Microsoft-Partnerstatus wichtig aber nicht immer ausreichend ist und wie Sie die passenden Ausschreibungen systematisch finden.

Microsofts dominante Position in der deutschen Verwaltung

Um das Ausschreibungsvolumen einzuordnen, hilft ein Blick auf die Fakten: Schätzungen zufolge setzen über 90 Prozent der deutschen Behörden auf Microsoft-Produkte als primäre Office- und Kommunikationsplattform. Windows ist das vorherrschende Client-Betriebssystem, Active Directory der Standard für Verzeichnisdienste, und Exchange bzw. Microsoft 365 dominieren die E-Mail-Kommunikation.

Diese Abhängigkeit ist politisch durchaus umstritten — Stichwort „digitale Souveränität". Es gibt Initiativen für Open-Source-Alternativen (wie die openDesk-Initiative), und einzelne Behörden wie das Schleswig-Holsteinische Landesparlament haben den Umstieg auf LibreOffice vollzogen. Doch realistisch betrachtet wird Microsoft die dominierende Plattform in der Verwaltung auf absehbare Zeit bleiben. Das bedeutet: Der Bedarf an Microsoft-Beratung und -Dienstleistungen im öffentlichen Sektor ist enorm und stabil.

Typen von Microsoft-Ausschreibungen

Microsoft-bezogene Ausschreibungen im öffentlichen Sektor lassen sich in mehrere Kategorien einteilen:

1. Lizenzierung und Lizenzmanagement

Die Beschaffung von Microsoft-Lizenzen durch öffentliche Auftraggeber erfolgt häufig über Rahmenverträge, die regelmäßig neu ausgeschrieben werden. Diese Ausschreibungen sind volumenstark — eine Landesverwaltung mit 50.000 Arbeitsplätzen gibt leicht mehrere Millionen Euro jährlich für Microsoft-Lizenzen aus.

Aber es geht nicht nur um den reinen Lizenzverkauf. Viele Ausschreibungen umfassen auch Beratung zur Lizenzoptimierung, Unterstützung bei der Migration zwischen Lizenzmodellen (z. B. von On-Premise EA auf Microsoft 365) und Software Asset Management. Wenn Sie Expertise im Microsoft-Lizenzmanagement haben, ist das ein eigenständiges Geschäftsfeld.

2. Microsoft 365 Migration und Betrieb

Die Migration von On-Premise Exchange und SharePoint auf Microsoft 365 ist eines der größten Themen im öffentlichen Sektor. Viele Behörden befinden sich gerade in diesem Übergang oder planen ihn. Typische Ausschreibungen umfassen:

• Konzeption und Planung der M365-Migration
• Tenant-Einrichtung und -Konfiguration (unter Berücksichtigung von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen)
• Migration von Postfächern, SharePoint-Sites und Dateiablagen
• Schulung der Mitarbeiter
• Laufender Betrieb und Support

Für die Besetzung solcher Projekte greifen Behörden oft auf Personalverstärkung durch Dienstleistungstage zurück.

Das Volumen einzelner M365-Migrationsprojekte liegt typischerweise zwischen 200.000 und 2 Millionen Euro, je nach Größe der Behörde.

3. Windows-Umfeld und Client-Management

Das Management von Windows-Clients ist ein Dauerthema. Aktuell treibt das End-of-Life von Windows 10 (Oktober 2025) viele Behörden zur Migration auf Windows 11. Ausschreibungen in diesem Bereich umfassen:

• Windows 11 Rollout-Planung und -Durchführung
• Client-Management mit Microsoft Endpoint Manager (Intune) oder SCCM/MECM
• Gruppenrichtlinien-Management und Härtung
• Patch-Management und Compliance-Reporting
• VDI-Lösungen auf Basis von Azure Virtual Desktop

Ein konkretes Beispiel: Eine mittelgroße Stadt mit 3.000 Arbeitsplätzen schreibt die Migration auf Windows 11 einschließlich Client-Management aus. Volumen: 250.000 bis 400.000 Euro, Laufzeit 12 bis 18 Monate.

4. Azure-Migration und -Betrieb

Die Cloud-Migration auf Azure ist ein wachsender Markt (lesen Sie dazu auch unseren Leitfaden zur Cloud-Migration in der Verwaltung). Microsoft-spezifische Azure-Ausschreibungen umfassen oft:

• Migration von On-Premise-Servern auf Azure IaaS
• Modernisierung von Fachverfahren auf Azure PaaS
• Azure Active Directory / Entra ID als zentrale Identitätsplattform
• Azure Security Center und Sentinel für Security Operations
• Backup und Disaster Recovery auf Azure-Basis

5. Teams-Telefonie und Unified Communications

Ein aktuell besonders heißes Thema: Viele Behörden ersetzen ihre klassischen Telefonanlagen durch Microsoft Teams mit Telefonie-Integration (Direct Routing oder Operator Connect). Die Ausschreibungen umfassen Konzeption, Pilotierung und Rollout der Teams-Telefonie, SBC-Konfiguration (Session Border Controller), Integration mit bestehender Infrastruktur und Schulung. Das Volumen liegt bei mittelgroßen Behörden bei 100.000 bis 300.000 Euro.

6. Copilot und KI-Beratung

Der neueste Trend: Microsoft Copilot in der Verwaltung. Erste Behörden pilotieren den Einsatz von Copilot für Microsoft 365, und es ist absehbar, dass in den kommenden Monaten zunehmend Beratungsleistungen rund um die Einführung, Konfiguration und den datenschutzkonformen Einsatz von Copilot ausgeschrieben werden. Wenn Sie sich hier frühzeitig positionieren, sind Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus.

Microsoft-Partnerstatus: Wichtig, aber nicht alles

Viele IT-Beratungsunternehmen investieren erheblich in ihren Microsoft-Partnerstatus (ehemals Gold/Silver, jetzt Solutions Partner Designations). Wie relevant ist das für öffentliche Ausschreibungen?

Wann der Partnerstatus gefordert wird: In einigen Ausschreibungen — insbesondere bei großen Lizenz- und Migrationsprojekten — wird ein bestimmter Microsoft-Partnerstatus als Eignungskriterium verlangt. Typisch ist die Anforderung einer „Solutions Partner"-Designation in einem relevanten Bereich (z. B. Modern Work, Security, Azure Infrastructure).

Wann er nicht gefordert wird: Bei vielen operativen Ausschreibungen (Client-Management, Support, Schulung) ist der Partnerstatus keine harte Anforderung. Hier zählen Referenzen und die nachgewiesene Kompetenz der eingesetzten Mitarbeiter mehr.

In jedem Fall ein Vorteil: Auch wenn der Partnerstatus nicht explizit gefordert ist, wird er in der Bewertung oft als Qualitätsmerkmal herangezogen. Er zeigt, dass Ihr Unternehmen geprüfte Kompetenz im Microsoft-Ökosystem hat.

Praxistipp: Konzentrieren Sie sich auf die Solutions Partner-Designations, die zu Ihrem Geschäftsfeld passen. Für den öffentlichen Sektor sind besonders relevant: Modern Work, Security, Infrastructure (Azure) und Data & AI.

Besonderheiten bei Microsoft-Ausschreibungen im öffentlichen Sektor

Microsoft-Projekte im öffentlichen Sektor haben einige Besonderheiten, die Sie kennen sollten:

Datenschutz und Datenresidenz: Ein Dauerthema bei Microsoft-Projekten in der Verwaltung. Sie müssen nachweisen können, dass die Konfiguration die Datenresidenz in der EU sicherstellt und dass die Datenschutzanforderungen der DSGVO erfüllt werden. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat in der Vergangenheit kritische Stellungnahmen zu Microsoft 365 veröffentlicht — Sie sollten diese kennen und in Ihren Angeboten adressieren können.

BSI-Empfehlungen: Das BSI veröffentlicht regelmäßig Empfehlungen zur sicheren Konfiguration von Microsoft-Produkten (z. B. SiSyPHuS-Projekt für Windows 10/11). Ihre Angebote sollten auf diese Empfehlungen Bezug nehmen.

EVB-IT-Verträge: Öffentliche IT-Aufträge werden typischerweise auf Basis der EVB-IT-Vertragsmuster (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen) abgewickelt. Machen Sie sich mit den relevanten EVB-IT-Mustern vertraut, insbesondere EVB-IT Dienstvertrag und EVB-IT Systemvertrag.

Barrierefreiheit: Die BITV 2.0 (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung) verpflichtet Behörden, ihre IT-Systeme barrierefrei zu gestalten. Bei Microsoft-Projekten müssen Sie nachweisen, dass die implementierten Lösungen die Barrierefreiheitsanforderungen erfüllen.

Wie Sie Microsoft-spezifische Ausschreibungen finden

Die Suche nach Microsoft-spezifischen Ausschreibungen ist besonders herausfordernd, weil der Begriff „Microsoft" in der Ausschreibung oft nicht vorkommt. Stattdessen werden Begriffe wie „Arbeitsplatzumgebung", „Unified Communications", „Cloud-Plattform" oder „Standard-Büroanwendung" verwendet. Das macht die manuelle Suche extrem aufwendig.

Effektive Suchstrategien:

• Suchen Sie nach spezifischen technischen Begriffen: „Active Directory", „Exchange", „M365", „Intune", „Azure", „Teams Telefonie", „SCCM"
• Suchen Sie nach Produktkategorien: „Client-Management", „Verzeichnisdienst", „E-Mail-System", „Unified Communications"
• Monitoren Sie die IT-Dienstleister der Länder, da diese häufig Microsoft-Leistungen für mehrere Behörden bündeln
• Beachten Sie Rahmenvertragsabrufe: Viele Microsoft-Leistungen werden über bestehende Rahmenverträge abgerufen — Sie müssen also auch die zugrundeliegenden Rahmenvertragausschreibungen im Blick haben

Eine KI-basierte Ausschreibungssuche kann hier enorm helfen, weil sie nicht nur nach Stichworten sucht, sondern den inhaltlichen Kontext versteht und auch Ausschreibungen findet, die Microsoft-Leistungen beschreiben, ohne den Herstellernamen zu nennen.

Fazit: Microsoft bleibt das Rückgrat der Verwaltungs-IT

Trotz aller Diskussionen über digitale Souveränität und Open-Source-Alternativen bleibt Microsoft die dominierende Technologieplattform in der deutschen Verwaltung. Für IT-Beratungsunternehmen mit Microsoft-Expertise bedeutet das einen stabilen, großen Markt mit vielfältigen Spezialisierungsmöglichkeiten.

Der Schlüssel zum Erfolg: Positionieren Sie sich mit klarer Spezialisierung (z. B. Teams-Telefonie, M365-Security, Azure-Migration), investieren Sie in relevante Partnerstatus und Zertifizierungen, und stellen Sie sicher, dass Sie keine relevante Ausschreibung verpassen.

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